1. 의 의

  보고서란 특정 사건에 관한 현황이나 연구, 검토결과 등을 보고하거나 건의하고자 할 때 작성하는 문서이다.

2. 보고서의 작성과 형태

  보고서의 종류에는 여러 가지가 있다. 그 중에서도 직장생활(회사)에 있어서의 보고서가 그 주류를 이루고 있다고 해도 과언이 아니다.

  보고서의 작성요령은 각 형태에 따라 차이가 있고, 또 회사의 종류와 그 업무의 종류에 따라 그 작성방법이 다르다. 이는 각 형태별로 요구하는 사항과 그 업무의 성격이 다르므로 나타나는 현상이라 할 수 있다. 그러나 그 형태나 성격이 다를지라도 보고서는 일정한 틀을 요한다.

  즉, 보고서마다 요구하는 사항이 있다. 그 요구하는 사항이 무엇인가를 확실히 파악하여 그 사실을 기록하고, 문제의식을 가지고 향후 대책을 제시하는 등의 보고서의 형태(틀)에 맞추어 간단?명료하고 확실하게 기재하는 것은 모든 보고서의 공통된 사항이라 할 수 있다.

3. 보고서의 작성시 주의사항

  보고서는 각 회사마다 정형화된 기본 틀을 유지하고 있는 경우가 많다. 그러므로 그 기본 틀을 토대로 하여 글자의 크기(point)를 설정하고, 보고내용의 요지를 간단?명료하게 기재하되 보고서를 읽는 사람이 작성자의 뜻을 충분히 이해할 수 있도록 기재하여야 한다.

  그러기 위해서는 문장의 형태를 서술적으로 너무 길게 작성하지 말고 각 사안별로 나누어 일목요연하게 작성하되 하나하나의 문장을 짧게 하여 읽는 사람으로 하여금 이해하기 편리하도록 하여야 한다.

  또 특히 중요하거나 강조할 부분은 다른 문장보다 눈에 띄게 처리하는 방법도 좋으나 조잡한 형태는 피해야 하고, 특히 보고서에는 보고하고자 하는 내용의 누락이 없어야 한다.

1) 요점을 명확하게 작성하라

  보고서는 특정 사안에 관한 현황이나 연구?검토 결과를 보고하거나 건의하는 문서이다. 그러므로 특정 사안에 관한 현황이나 연구?검토 결과의 요점을 명확하게 작성하여 보고하고자 하는 내용이 무엇인지를 한 눈에 쉽게 알 수 있도록 작성하여야 한다.

  그러기 위해서는 각 사안별로 문장을 나누어 일목요연하고, 간단?명료하게 기재하되 이해하기 쉬운 문구를 사용하여 전하고자 하는 내용의 취지를 충분히 전달될 수 있도록 작성하여야 한다.

2) 보고의 목적과 주된 내용의 누락이 없어야 한다

  보고서는 그 보고하고자 하는 목적과 주내용이 무엇인지를 명확하게 표현하되 누락이 없어야 한다.

3) 문제점을 지적하고 적극적으로 제안하라

  특정사안에 관한 현황이나 연구?검토 결과 문제점이 있으면 이를 지적하고 대처방안을 모색하여 제안하여야 한다.

4. 작성요령

1) 서식(문서의 틀)의 결정

  문서를 작성하기 위하여는 먼저 어떠한 서식(틀)에 작성할 것인가를 생각하여야 한다. 서식은 통상 각 형태에 따라 법령으로 결정되어 있는 것과 그렇지 않는 것이 있고, 또 각 조직체(회사 등)마다 일정한 틀에 의한 서식을 만들어 사용하고 있는 경우가 많다.

  그러므로 문서는 그에 맞는 서식을 선택하여 작성하여야 한다. 어떠한 서식을 사용하여 문서를 작성할 것인가는 문서작성자의 능력을 실험하는 잣대가 될 수 있다. 문서에 맞는 서식은 그 성격에 따라 이미 만들어 사용하고 있는 서식 중 사안에 맞는 서식을 채택하여 사용하면 되고, 그렇지 않는 경우 이미 만들어져 있는 서식 등을 응용하거나 기안문서(용지) 등을 이용하여 각 형태에 맞게 응용하여 사용하면 된다.

2) 글자와 문체

  글자는 쉽고 간명한 한글을 사용하되 표준말과 순화된 용어를 사용하고, 문체는 구어체(…입니다, …습니다 등)를 기준으로 작성하며, 한자를 병용할 경우 상대가 읽기 편하도록 배려하여 균형을 생각하면서 사용하되 현재 쓰이는 한자(당용 한자)나 상용한자를 사용하여 작성한다.

  또한 숫자나 기호를 사용할 경우 숫자는 아라비아 숫자를 사용하고, 기호는 문장의 구성에 따라 그 크기에 맞게 순서를 정하여 배열하여야 한다.

3) 문장의 배열

  문장은 간단?명료하고 알기 쉽게 작성하되 6하원칙에 맞추어 일목요연하게 각 사안별로 나누어 배열하여야 한다.

4) 기 타

  연호는 서기를 쓰되 서기의 표시는 생략하고, 날짜는 연월일의 글자를 생략하고 온점(.)을 찍어 사용하며, 이상과 이하 및 미만 등의 표시는 정확하게 사용하여야 하며, 우회적 표현이나 기교 등은 생략하여 실질적 내용이 정확하게 전달 될 수 있도록 작성하는 것이 가장 타당하다.